Polityka prywatności

Wersja 2 · obowiązuje od 31 sierpnia 2026

Informacje ogólne

Niniejszy dokument określa zasady prywatności stosowane na stronie internetowej pod nazwą Polityka prywatności związaną z wykonywaniem zadania „Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny” (dalej jako „System teleinformatyczny”). Administratorem danych w Systemie teleinformatycznym jest Warmińsko-Mazurska Regionalna Organizacja Turystyczna z siedzibą w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Wydział Gospodarczy, pod nr KRS: 0000149263, NIP: 7393345833, www.wmrot.org.

Dane osobowe zbierane przez Administratora Systemu teleinformatycznego są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1), (dalej: „RODO”).

Administrator dokłada szczególnych starań w celu ochrony prywatności i informacji mu przekazanych, a dotyczących Uczestników Systemu teleinformatycznego (dalej: Uczestnik). Administrator z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne, w tym o charakterze programistycznym i organizacyjnym, zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, ujawnieniem, utraceniem i zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

Adresatem możliwości korzystania z Usług Elektronicznych dostępnych w Systemie teleinformatycznym nie są dzieci poniżej 16 roku życia. Administrator danych osobowych nie przewiduje celowego gromadzenia danych dotyczących dzieci poniżej 16 roku życia.

Dane osobowe

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Warmińsko-Mazurska Regionalna Organizacja Turystyczna z siedzibą w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Wydział Gospodarczy, pod nr KRS: 0000149263, NIP: 7393345833, www.wmrot.org.

W sprawie Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem danych osobowych za pomocą:

  1. poczty elektronicznej: kontakt@wmrot.org

  2. poczty tradycyjnej: ul. Staromiejska 1 , 10-017 Olsztyn

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Administrator danych osobowych przetwarza Twoje dane osobowe w następujących celach i zakresie:

1. w celu wykonania umowy związanej z wykorzystaniem Warmińsko-Mazurskiego Czeku Turystycznego i przyznania Warmińsko-Mazurskiego Czeku Turystycznego 2026, tj. dane podane przez Uczestników w formularzach Systemu teleinformatycznego i dane podane w celu realizacji usługi takie jak:

  1. imię i nazwisko,

  2. data urodzenia,

  3. adres e-mail,

  4. województwo,

  5. numer telefonu,

  6. deklarację przynależności do grupy uprawnionej do skorzystania z czeku,

  7. województwo zamieszkania,

  8. status karty Dużej Rodziny (dla celu automatycznej weryfikacji online w systemie Emp@tia prowadzonym przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej);

  9. kod czeku,

  10. wartość czeku,

  11. status czeku,

  12. data przyznania czeku i wysłania kodu,

  13. data ważności czeku,

  14. informacja o weryfikacji tożsamości i Karty Dużej Rodziny,

  15. liczba nocy i koszt pobytu,

  16. dane obiektu, w którym czek zrealizowano;

2. w celu wykonania umowy związanej z wykorzystaniem Warmińsko-Mazurskiego Czeku Turystycznego 2026 tj. dane podane przez obiekty noclegowe w formularzach Systemu teleinformatycznego i dane podane w celu realizacji usługi takie jak:

  1. dane firmy (nazwa, NIP, adres siedziby, REGON, KRS, jeśli dotyczy),

  2. dane obiektu (nazwa, adres obiektu, kategoria, lokalizacja geograficzna),

  3. dane kontaktowe (osoba kontaktowa, telefon, e-mail),

  4. dane wspólników, członków organów podmiotu (dostępne w publicznych rejestrach),

  5. numer rachunku bankowego, dokument potwierdzający wpis do ewidencji obiektów noclegowych,

  6. oświadczenia o braku zaległości ZUS/US (w przypadku, gdy zawiera dane osobowe),

  7. treść wizytówki obiektu (krótki opis, zdjęcia);

3. w celu świadczenia Usług Elektronicznych niewymagających założenia Konta i korzystania z Systemu teleinformatycznego, tj. przeglądanie stron www, zakładek oraz prezentacji oferty obiektów noclegowych, przetwarzamy dane osobowe dotyczące Twojej aktywności w Systemie teleinformatycznym, tzn. dane dotyczące przeglądanych przez Ciebie elementów Systemu teleinformatycznego, dane dotyczące sesji Twojego urządzenia, systemu operacyjnego, przeglądarki, lokalizacji oraz unikalnego ID, adresu IP;

4. w celu tworzenia statystyk korzystania z poszczególnych funkcjonalności dostępnych w Systemie teleinformatycznym, ułatwienia korzystania z Systemu teleinformatycznego oraz zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego Systemu teleinformatycznego, przetwarzamy dane osobowe dotyczące Twojej aktywności w Systemie teleinformatycznym oraz ilości czasu spędzanego na każdej z podstron w Systemie teleinformatycznym Twojej historii wyszukiwania, lokalizacji, adresie IP, ID urządzenia, danych dotyczących Twojej przeglądarki internetowej oraz systemu operacyjnego;

5. w celu ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń oraz obrony przed roszczeniami w postępowaniu sądowym i innymi organami egzekucyjnymi, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe podane przy korzystaniu z Systemu teleinformatycznego oraz inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia lub które wynikają z przepisów prawnych, orzeczenia sądowego innego właściwego organu;

6. w celu rozpatrywania reklamacji, skarg i wniosków oraz odpowiedzi na pytania Uczestników, przetwarzamy podane przez Ciebie dane osobowe w reklamacjach skargach i wnioskach, czy w celu udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w innej formie oraz niektóre dane osobowe podane przez Ciebie przy korzystaniu z Systemu teleinformatycznego i korzystania z innych Usług Elektronicznych będących przyczyną reklamacji, skargi czy wniosku oraz dane zawarte w dokumentach dołączonych do reklamacji, skarg i wniosków.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator danych osobowych przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

W odniesieniu do Uczestników Warmińsko-Mazurskiego Czeku Turystycznego 2026

  1. imię i nazwisko,

  2. adres e-mail,

  3. numer telefonu,

  4. deklarację przynależności do grupy uprawnionej do skorzystania z czeku,

  5. województwo zamieszkania,

  6. status karty Dużej Rodziny (dla celu automatycznej weryfikacji online w systemie Emp@tia prowadzonym przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej);

  7. status czeku.

W odniesieniu do Obiektów Noclegowych biorących udział w zadaniu Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny

  1. dane firmy (nazwa, NIP, adres siedziby, REGON, KRS, jeśli dotyczy),

  2. dane obiektu (nazwa, adres obiektu, kategoria, lokalizacja geograficzna),

  3. dane kontaktowe (osoba kontaktowa, telefon, e-mail),

  4. dane wspólników, członków organów podmiotu (dostępne w publicznych rejestrach),

  5. numer rachunku bankowego, dokument potwierdzający wpis do ewidencji obiektów noclegowych,

  6. oświadczenia o braku zaległości ZUS/US,

  7. treść wizytówki obiektu (krótki opis, zdjęcia).

Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie przez Ciebie wymaganych danych osobowych jest dobrowolne, ale stanowi warunek świadczenia usług przez Administratora danych osobowych za pośrednictwem Systemu teleinformatycznego, może być jednak niezbędne do realizacji przez Administratora wskazanych wyżej celów przetwarzania.

Czas przetwarzania danych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do korzystania z Systemu teleinformatycznego, Usług Elektronicznych, działań marketingowych oraz innych usług wykonywanych dla Uczestnika. Dane osobowe będą usunięte w następujących przypadkach:

  1. kiedy osoba, której dane dotyczą zwróci się o ich usunięcie lub wycofa udzieloną zgodę;

  2. kiedy osoba, której dane dotyczą nie podejmuje działań przez ponad 5 lat (kontakt nieaktywny);

  3. po uzyskaniu informacji, że przechowywane dane są nieaktualne lub niedokładne.

Niektóre dane w zakresie: adres e-mail, imię i nazwisko, mogą być przechowywane przez okres kolejnych 6 lat dla celów dowodowych, rozpatrywania reklamacji, skarg oraz roszczeń związanych z usługami świadczonymi przez System teleinformatyczny lub obrony przed roszczeniami – dane te nie będą wykorzystywane do celów marketingowych.

Dane dotyczące Uczestników niezalogowanych przechowujemy przez czas odpowiadający cyklowi życia zapisanych na urządzeniach plików cookies lub do czasu ich usunięcia w urządzeniu Uczestnika przez niego.

Twoje dane osobowe dotyczące preferencji, zachowań i wyboru treści marketingowych mogą być wykorzystywane jako podstawa do podjęcia zautomatyzowanych decyzji w celu określenia możliwości sprzedażowych (prezentacji określonych produktów lub usług). W żadnym innym zakresie nie będziemy dokonywać profilowania.

Odbiorcy danych osobowych

Przekazujemy Twoje dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

  1. organom państwowym, np. prokuratura, Policja, PUODO, Prezes UOKiK, jeżeli się o to do nas zwrócą,

  2. podmiotom świadczącym usług reklamowe, obsługę informatyczną, prawną, księgową lub inne podmioty współpracujące

  3. Twoje dane będą udostępnione podmiotom świadczącym usługi noclegowe zamówione za pośrednictwem Systemu teleinformatycznego, w celu ich realizacji. Organizatorzy Usług Turystycznych staną się ich niezależnymi administratorami.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Na podstawie RODO masz prawo do:

  1. żądania dostępu do swoich danych osobowych;

  2. żądania sprostowania swoich danych osobowych;

  3. żądania usunięcia swoich danych osobowych;

  4. żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

  5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

  6. żądania przenoszenia danych osobowych.

Administrator danych osobowych bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udziela Ci informacji o działaniach podjętych w związku ze zgłoszonym przez Ciebie żądaniem. W razie potrzeby termin miesięczny może być przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań.

W każdym wypadku Administrator danych osobowych poinformuje Cię o takim przedłużeniu w terminie miesiąca od otrzymania żądania z podaniem przyczyn opóźnienia.

Prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO)

Masz prawo uzyskania od Administratora danych osobowych informacji czy Twoje dane osobowe są przetwarzane.

Jeżeli Administrator przetwarza Twoje dane osobowe masz prawo do:

  1. dostępu do danych osobowych;

  2. uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;

  3. uzyskania kopii swoich danych osobowych.

Jeśli chcesz zażądać dostępu do swoich danych osobowych zgłoś swoje żądanie na adres: kontakt@wmrot.org.

Prawo do sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO)

Jeżeli Twoje dane osobowe są nieprawidłowe masz prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich danych osobowych.

Masz też prawo do żądania od Administratora uzupełnienia Twoich danych osobowych.

Jeśli chcesz zażądać sprostowania danych osobowych lub ich uzupełnienia, zgłoś swoje żądanie na adres: kontakt@wmrot.org

Prawo do usunięcia danych osobowych, tzw. “prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO)

Masz prawo żądania od Administratora danych osobowych usunięcia swoich danych osobowych, gdy:

  1. Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;

  2. wycofałeś określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę;

  3. Twoje dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;

  4. wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych jest związane z marketingiem bezpośrednim;

  5. wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z przetwarzaniem niezbędnym dla wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub przetwarzania niezbędnego dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora danych osobowych lub stronę trzecią.

Pomimo zgłoszenia żądania usunięcia danych osobowych Administrator danych osobowych może przetwarzać Twoje dane dalej w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń o czym zostaniesz poinformowany/poinformowana.

Jeśli chcesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych, zgłoś swoje żądanie na adres: kontakt@wmrot.org

Prawo do zgłoszenia żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO)

Masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy:

  1. kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych – Administrator danych osobowych ograniczy przetwarzanie Twoich danych osobowych na czas pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych;

  2. gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych osobowych zażądasz ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych;

  3. Twoje dane osobowe przestały być potrzebne do celów przetwarzania, ale są one potrzebne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony Twoich roszczeń;

  4. gdy zgłosiłeś/zgłosiłaś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych – do czasu stwierdzenia czy prawnie uzasadnione interesy po stronie Administratora danych osobowych są nadrzędne wobec podstaw wskazanych w Twoim sprzeciwie.

Jeśli chcesz zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych zgłoś swoje żądanie na adres: kontakt@wmrot.org

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO)

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym profilowania, w związku z:

  1. kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych – Administrator danych osobowych ograniczy przetwarzanie Twoich danych osobowych na czas pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych;

  2. gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych osobowych zażądasz ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych;

  3. Twoje dane osobowe przestały być potrzebne do celów przetwarzania, ale są one potrzebne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony Twoich roszczeń;

  4. gdy zgłosiłeś/zgłosiłaś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych – do czasu stwierdzenia czy prawnie uzasadnione interesy po stronie Administratora danych osobowych są nadrzędne wobec podstaw wskazanych w Twoim sprzeciwie.

Jeśli chcesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, zgłoś swoje żądanie na adres: kontakt@wmrot.org

Prawo do żądania przenoszenia danych osobowych (art. 20 RODO)

Masz prawo do otrzymania od Administratora danych osobowych swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi danych osobowych.

Możesz również zażądać, aby to Administrator danych osobowych przesłał bezpośrednio Twoje dane osobowe innemu administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe).

Jeśli chcesz zażądać przeniesienia swoich danych osobowych zgłoś swoje żądanie na adres: kontakt@wmrot.org

Prawo do cofnięcia zgody

Możesz cofnąć udzieloną zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w dowolnym momencie.

Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie Twojej zgody przed jej cofnięciem.

Jeśli chcesz cofnąć zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zgłoś swoje żądanie na adres: kontakt@wmrot.org.

Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli sądzisz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza RODO masz prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

W Polsce organem nadzorczym w rozumieniu RODO jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Pliki cookies

Informacje ogólne

Podczas przeglądania i korzystania z Systemu teleinformatycznego korzystamy z plików cookies (ciasteczek). Są to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w Twojej przeglądarce, które pozwalają zapewnić prawidłowe działanie serwisu, zapamiętać Twoje preferencje. Możesz zaakceptować wszystkie zgody lub samodzielnie określić ich zakres w ustawieniach zaawansowanych.

Bezpieczeństwo

Stosowane przez nas pliki cookies są bezpieczne dla Twoich urządzeń. W szczególności nie jest możliwe przedostanie się do Twoich urządzeń poprzez pliki cookies wirusów lub innego niechcianego oprogramowania lub oprogramowania złośliwego.

Rodzaje plików cookies

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze strony. Wykorzystujemy je, aby serwis działał poprawnie, aby zapamiętać Twoje ustawienia oraz — jeśli wyrazisz zgodę — aby analizować ruch i dopasowywać treści. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać.

Stosujemy następujące rodzaje plików cookies:

  1. PODSTAWOWE (WYMAGANE) – niezbędne pliki cookies zapewniają podstawowe funkcje strony, takie jak bezpieczna sesja, nawigacja czy zapamiętanie Twojego wyboru dotyczącego zgód. Bez nich serwis nie może działać prawidłowo, dlatego są zawsze aktywne i nie można ich wyłączyć.

  2. UŁATWIAJĄCE – te pliki cookies zapamiętują wybrane przez Ciebie ustawienia ułatwień dostępu, takie jak rozmiar czcionki oraz kontrast strony. Dzięki nim Twoje preferencje pozostają zachowane przy kolejnych wizytach. Wyłączenie tej kategorii spowoduje, że ustawienia dostępności nie będą zapamiętywane.

Za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub za pomocą konfiguracji usługi, możesz samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące cookies, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu przez cookies do Twojego urządzenia. Ustawienia te możesz zmienić tak, aby blokować automatyczną obsługę cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu na Twoim urządzeniu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi cookies dostępne są w ustawieniach Twojego oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo zmiany polityki prywatności, o ile będzie wymagać tego obowiązujące prawo, ulegną zmianie warunki technologiczne funkcjonowania Systemu teleinformatycznego.